PR Článek Výkon a efektivita firmy závisí na mnoha faktorech. Na pomyslný seznam patří také vhodně zvolený informační systém. Vybrat „značku ideál“ však není snadné. Navíc jde o zcela zásadní rozhodnutí, které může výrazně ovlivnit další fungování organizace. Máte z toho hlavu jako balon a všechny nabídky vám připadají podobné? Pak si od nás nechte poradit – prozradíme vám, jaké faktory zohlednit především.
Funkční a snadno použitelný
Jedním z prvních aspektů, na které byste se měli při výběru firemního informačního systému zaměřit, jsou funkcionalita a použitelnost. Tyto dvě vlastnosti bývají stěžejní pro to, aby systém splnil své základní poslání – zvýšil efektivitu firemních procesů.
V prvé řadě detailně vyhodnoťte, jaké funkce informační systém nabízí – a jestli není složité je používat v praxi. Zároveň zvažte, jaké funkce a úroveň uživatelské přívětivosti skutečně potřebujete. Byť jde o časově náročný krok, který vyžaduje hlubší analýzu podnikání i jednotlivých systémů, vyplatí se vám ho udělat.
Prioritou je automatizace
Značnou pozornost byste měli věnovat možnostem automatizace obchodních procesů. Správně nastavený informační systém může automatizovat většinu rutinních úkolů, které zaměstnance zbytečně připravují o drahocenný čas.
Otázkou však je, jak technicky zdatní jsou vaši zaměstnanci, kteří budou systém používat. Bez dostatku předchozích zkušeností s podobnými systémy musíte vybrat uživatelsky přívětivý systém s velmi intuitivním ovládáním. Což se ostatně vyplatí i v případě, kdy je personál technicky zdatný.
Napojení na systémy třetích stran
Další zásadní bod představuje (ne)schopnost integrace podnikového systému s již existujícími systémy, kterých se nechcete (nebo nemůžete) vzdát. Ať už jde o CRM systém či jinou aplikaci, buďte důslední a zjistěte si předem, zda je propojení bezproblémové. Zeptejte se přímo dodavatele, jaké možnosti integrace daný systém nabízí. A jestli je schopen fungovat společně s vašimi stávajícími řešeními.
Posviťte si na renomé dodavatele
Když si uděláte jasno v tom, jaký systém bude vyhovovat vašim potřebám z hlediska funkcionality a uživatelské přívětivosti, neusínejte na vavřínech. Neméně důležitá je totiž životaschopnost dodavatele. Co je tím myšleno? Nemá smysl investovat do řešení od společnosti, která není spolehlivá – i kdyby byl její produkt na velmi vysoké úrovni.
Uvědomte si, že firemní informační systém bude s vaším podnikáním propojený spoustu let, a proto by vás měla zajímat i historie a renomé vývojáře.
To samé samozřejmě platí i o samotném produktu. Zajímejte se o to, jak dlouho je na trhu a co na něj říkají uživatelé. A to i v případě, že si pro začátek nakonec vyberete jen účetní program.
Čekáte radu na závěr? Určitě je rozumné sáhnout po škálovatelném řešení, které poroste společně s vaším podnikáním. Předejdete díky tomu situaci, že si budete muset celý proces výběru zanedlouho zopakovat.